Transform2Agile Agile Transformation im Service

Leider denken viele, wenn sie agile Organisation hören, dass die Mitarbeiter von Aufgabe zu Aufgabe springen und viele Aufgaben gleichzeitig erledigen. Genau das Gegenteil ist jedoch der Fall.

Die Basis agiler Konzepte:

• Selbstorganisierte crossfunktionale Teams übernehmen die Verantwortung für Aufgaben, die sich das Team selbst aus einem Pool (dem Backlog) heraussucht
• Verpflichtung der Teammitglieder, die selbstgewählten Aufgaben zu erledigen
• Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird die nächste begonnen – Untersuchungen zeigen, dass man sonst zu viel begonnene und zu wenig abgeschlossene Aufgaben hat
• Das Team wird nicht zu 100% verplant, es muss eine Reserve für unerwartete Situationen bestehen
• Regelmäßiges Feedback durch den Kunden bzw. Stakeholder, um immer wieder zu überprüfen, ob der gewählte Weg richtig ist (z.B. in Reviews)
• Regelmäßiger Austausch im Team am Sprintende in der Retrospektive, um aus Fehlern und neuen Lösungen zu lernen
• Optimale Sprint-Länge: Maximal 4 Wochen, meist 2-3 Wochen, um das Risiko gering zu halten
• Aufgabe der Führungskräfte: Hindernisse (Impediments) beseitigen und Methodenkompetenz coachen

Lean Management Konzepte, Automatisierung wo immer möglich, Constant Improvement

Anfangs eher nicht, da die Methode erst angenommen werden muss und am Anfang auch immer wieder Fragen aufkommen. Mit der Zeit kann es durchaus sein, dass das Team performanter wird als ein konventionelles Team.

Mit der Zeit lernt das Team dadurch auch besser den Aufwand von Aufgaben einzuschätzen und zu planen, sodass die Sprint Plannings immer realistischere Planungen erlauben und der Output der Inkremente immer näher an der Erwartungshaltung des Teams und der Stakeholder ist.

Die Frameworks richten sich primär an Entwickler – doch wie kann ein Support Team agil arbeiten? Hier ist der schrittweise Aufbau:

1. Das Team muss geschult werden, um das notwendige Know-How zur Lösungsentwicklung zu haben
2. Die Teammitglieder sollten über verschiedene Skill-Schwerpunkte verfügen (Crossfunktionalität)
3. Schaffen einer Sicherheitskultur: Wenn Teammitglieder etwas probieren und es nicht klappt, sollte keine Angst vor Konsequenzen bestehen
4. Musterlösungen und Prozesse schaffen Handlungsrahmen und geben Sicherheit
5. Dem Team immer mehr Aufgaben geben und es entscheiden lassen, wie es die Aufgaben löst
6. Die Mitarbeiter immer wieder bestärken, denn nicht immer liegt die Lösung offen vor ihnen
7. Erfolge feiern und hervorheben, um diese als Basis für zukünftige Herausforderungen zu nutzen
8. Ehrliche Anerkennung und Lob unterstützen den Prozess
9. Die Eigenverantwortung immer stärker betonen

Praktische Umsetzung:

• Aufgaben, die regelmäßig anstehen, identifizieren – Häufigkeiten und Prozesse stellen die Basis dar
• Aufgabenarten allgemein halten: Arbeit im Ticketsystem, tägliche Aufgaben, Support Postfach, Floorwalker
• Reserven für überraschende Aufgaben einplanen – z.B. Pareto 80% geplant und 20% für nicht Planbares
• Ohne Überraschungen: Zeit für Weiterbildung nutzen
• Das Teilen von Lösungen mit dem gesamten Team belohnen – unterstützt die Pflege einer Wissensdatenbank
• Workshops zur agilen Methodik anbieten
• Bei der Umsetzung coachen und auf die Einhaltung zeitbegrenzter Ereignisse (timeboxed events) achten

Agile Methoden bringen den besten Effekt, wenn es um komplexe Aufgabenstellungen geht. Was einfach so geplant werden kann, weil es einfach überschaubar ist, kommt man auch mit üblichen Methoden zum Ziel.

Was ist trotzdem hilfreich?

• Das Taskboard – man sieht, wer welche Aufgabe bearbeitet und kann direkt diesen Bearbeiter ansprechen, ohne andere Kollegen zu unterbrechen

• Das Development Team kann Zeit einplanen, um das Sprint Backlog nicht zu überfüllen oder zu wenig auszuwählen
• Der Product Owner kann besser abschätzen, was ihn das neue Feature / Produkt kostet
• Erkenntnis gemeinsames Verständnis: Hilft zu erkennen, ob ein gemeinsames Verständnis bzgl. der anstehenden Arbeit und Komplexität vorherrscht – ein Mittel für mehr Transparenz